Gestion administrative
Votre administratif, sous contrôle
AlterMatch prend en charge la gestion administrative de vos campagnes d’alternance & de stages : préparation et suivi des conventions et contrats, collecte des pièces justificatives, coordination OPCO et calendrier des échéances, jusqu’à l’archivage. Vous conservez la décision, nous sécurisons l’exécution documentaire dans un cadre lisible, traçable et conforme à vos standards.
Notre process simple et rigoureux
Cadrage documentaire : modèles internes, rôles & validations, points de contact écoles/CFA/OPCO.
Collecte & préparation : trames conformes, checklists, demandes de pièces aux bonnes parties prenantes.
Signature & dépôts : coordination des signatures, envoi/dépôt aux interlocuteurs requis.
Suivi & relances : tableau de bord des dossiers, audit des documents.
Clôture & archivage : pack final, nomenclature respectée, accès ordonné pour vos équipes.
Livrables
Vous recevez un dossier administratif complet (convention/contrat et pièces), des checklists actualisées précisant les éléments manquants et validés, un calendrier d’échéances (OPCO, signatures), un compte rendu synthétique par dossier (statut, actions, prochaines étapes) ainsi qu’un fichier d’archivage structuré conforme à votre nomenclature et à la gestion des versions.
Intégration à vos outils
Nous travaillons dans votre environnement : ATS/CRM, Drive/SharePoint, solutions de signature (si en place). À défaut, nous mettons à disposition un espace partagé dédié.
Respect de votre nomenclature documentaire, des droits d’accès et du versioning.
Compatibilité suites Google et Microsoft.
Conformité & RGPD
Nous appliquons une stricte minimisation des données, un contrôle des accès par habilitation et des durées de conservation limitées.
Aucune donnée sensible n’est collectée hors cadre légal. Les actions sont traçées pour assurer auditabilité et transparence. Un DPA peut être signé sur demande afin de formaliser les responsabilités et mesures de sécurité.
Suivi post-signature
Nous ne nous arrêtons pas à la signature ! Nous assurons également l’après.
Suivi des absences et justificatifs, préparation et gestion des avenants (changement d’horaires, de mission, de durée), prolongations ou ruptures le cas échéant, mises à jour du calendrier de formation, échanges avec écoles/CFA et OPCO, et archivage des pièces modifiées. Un dispositif vivant, tenu dans la durée, clair pour vos équipes et conforme à vos exigences.
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